Van molenaarsprincipe naar loting
In subsidieland bestaan hebben we tenderregelingen en regelingen volgens het zogeheten molenaarsprincipe. Bij tenderregelingen krijgen aanvragers tot een bepaalde deadline de tijd om in te dienen en worden aanvragen inhoudelijk beoordeeld en worden alleen de beste projecten gesubsidieerd. Bij de laatste categorie (molenaarsprincipe) geldt: wie het eerst komt, die het eerst maalt. Ook wel de first come, first serve-regelingen genoemd. De laatste tijd is bij dit soort regelingen het budget al overtekend op de dag van openstelling. Loting is dan het gevolg. Veel aanvragen treft dan het lot, dat ze niet in behandeling worden genomen. Alle inspanning van de aanvragers ten spijt.
De MIT Haalbaarheid en SLIM-regeling zijn bekende voorbeelden. En onlangs nog: de VIA Fryslan Drenthe. Op dag 1 van de openstelling was er zo’n run op de regeling dat het budget al was overtekend. Met loting tot gevolg.
Ter illustratie
In Utrecht werd op 8 april om 9:00 uur de MIT Haalbaarheid opengesteld. Op die dag is meteen al € 1.840.032,50 aan subsidie aangevraagd, terwijl de regeling open staat tot 16 september a.s. en het beschikbare budget € 850.000 bedroeg. Veel meer aanvragen dus dan budget. Voor dezelfde regeling gold bij het subsidieloket voor de regio Noord-Nederland (SNN) dat voor bijna € 6 miljoen subsidie is aangevraagd. Het budget bedroeg € 3.5 miljoen. Ook daar een loting en dus veel afvallers.
Aanvragen worden in beginsel op volgorde van binnenkomst geregistreerd. Als op dag 1 de vraag naar subsidie, het beschikbare budget overstijgt, worden alle aanvragen op de eerste dag samengenomen en wordt -door veelal een notaris- een loting uitgevoerd. De aanvragen krijgen dan een nummer en worden op volgorde van nummer achtereenvolgens tegen het budget aangehouden. Men loopt de lijst af totdat het budget op is. De aanvragen die buiten het bereik van het budget vallen, worden ter zijde geschoven en verder niet behandeld. De aanvrager ontvangt een afwijzingsbrief. Het lot van de aanvrager ligt dus in handen van de notaris.
In onze beroepspraktijk merken we, dat veel bedrijven de moeite niet meer nemen om een aanvraag in te dienen vanwege de geringe kans op inloting. Ze hekelen het gokelement.
Het geen invloed kunnen uitoefenen op het succes en toch veel werk moeten leveren, zint veel partijen niet.
Klapstoeltjes
Wie al wat langer in subsidieland meedraait, herinnert zich misschien nog de taferelen van weleer: aanvragers op campingstoeltjes voor het subsidieloket, in de hoop als eerste naar binnen te mogen bij opening van het subsidieloket. Adviesbureaus huurden studenten in om in de rij te staan. Als ’s ochtends de deur openging, ging de student met de aanvraag naar binnen om bij de receptie of portier een afgiftestempel te krijgen. Mission completed.
Het ging letterlijk om fysieke aanwezigheid en de eerste zijn. Het tijdstip op dag 1 deed er nog toe. Dit alles ging gepaard met een vleugje heroïek, maar bovenal gold dat het proces inefficiënt en ondoorzichtig was. Om gelijke kansen te creëren is van dit systeem afgestapt. Nu maakt het niet uit of men indient om 07:30 ’s morgens of 23:59 uur ’s avonds. Bovendien worden aanvragen nu digitaal ingediend en niet meer fysiek. Een grote verbetering.
Een Pleidooi tot de tweetrapsrakket
Er zit echter wel een naar randje aan het hele proces van loting als je wordt uitgeloot: de besteedde uren en gemaakte kosten voor een aanvraag. Ongeacht of een organisatie besluit de aanvraag zelf te schrijven of door een specialist te laten opstellen; er moeten linksom, rechtsom toch uren worden gemaakt om een aanvraag te schrijven en te kunnen indienen. Zoiets gaat niet vanzelf.
Ook al worden dergelijke regelingen als simpel en laagdrempelig gepresenteerd, het venijn zit hem in de formele verklaringen die mee moeten worden gestuurd. Maar ook in het aandacht besteden aan hoe je als ondernemer in comply bent en niet achteraf de deksel op je neus krijgt, omdat je je niet aan de (Europese) regelgeving zou hebben gehouden. Er dienen dus nogal wat stukken meegestuurd te worden. Denk aan bijvoorbeeld staatssteuntoetsen en het opleveren van een MKB-verklaring of de-minimisverklaring. Ogenschijnlijk simpele documenten die gepresenteerd worden als invuloefening, maar in de praktijk documenten zijn die veel uitzoekwerk en extra onderbouwing met zich meebrengen. Ergo: het indienen van een aanvraag kost geld. Als je wordt uitgeloot zijn onnodig veel kosten gemaakt om een complete en goede aanvraag in te dienen die ook ontvankelijk wordt verklaard.
Het is tijd voor een meer praktische en realistische aanpak die rekening houdt met deze onnodige kosten voor de aanvrager. Mijn pleidooi is om bij first come, first serve-regelingen waarbij de kans op inloting sterk aanwezig is, te werken met een tweetrapsraket. Zorg ervoor dat in de eerste fase een versimpelde aanvraag kan worden ingediend. Een beknopt document dat een simpele begroting bevat en een compact inhoudelijk plan waaruit blijkt wat het project omvat en waarom het aan de criteria voldoet. Als de aanvraag dan wordt ingeloot, kan men op verzoek van de subsidiënt de overige documenten aanleveren en zo nodig extra informatie vragen. Dit kost de aanvrager ook tijd, maar dan weet hij wel dat zijn aanvraag aan de goede kant van de streep zit.
Deze aanpak zou de drempel moeten verlagen en voorkomt onnodige verspilling van tijd en middelen. Bijvangst is ook dat de organisaties die al waren afgehaakt vanwege de inloting, weer aanhaken.
Subsidies winnen vraagt om meer dan geluk!
Zie je kansen om te groeien, maar wil je zeker weten dat jouw subsidieaanvraag slim en effectief wordt ingediend? Samen maken we van een doordachte aanvraag jouw sterkste troef. Bel of mail gerust.
