Geplaatst op 24/09/2018

In mijn vorige blog beschreef ik waar wij, als innovatiebureau, tegen aanlopen in onze manier van werken. Een manier waarin we open, flexibel en transparant zijn in onze communicatie. Maar waar we te weinig overzicht hebben in wat er gebeurd in onze projecten. Na onze zoektocht kwamen we tot een idee. Trello.

Projectmanagement tool

Trello is een projectmanagement tool waarmee je gezamenlijk met een team in één overzicht ziet wat de status is van een project. De interface is eenvoudig en snel te begrijpen. We hebben al eens eerder geprobeerd te werken met Trello. Sterker nog, we hebben vele digitale tools geprobeerd, maar niets bleek nog voor iedereen te werken.

Pilotproject

Om niet alle collega’s te overladen met een werkwijze die we gaan uitproberen hebben we met twee collega’s een pilot gedaan. Met twee verschillende projecten gingen we aan de slag. Juist samen met collega’s die veel met pen en papier werken. Na een korte sessie over de indeling en werking van Trello zijn we van start gegaan. Wat blijkt? Trello is erg makkelijk te begrijpen en werkt intuïtief. In de pilot zien we dat alle taken bijgehouden worden en dat je elkaar hier in stimuleert. Er is minder overleg nodig en je kunt sneller schakelen tussen taken die een collega op z’n bordje heeft. Om dit resultaat te vergroten hebben we alle projecten ingericht met Trello, waar iedereen in kan werken.

Nieuwe manier van werken

Door alle projecten en taken online te zetten en dit volgens een eenvoudige methode te structuren ontstaat een nieuwe werkwijze. Doordat we dit doen, moet iedereen wel op deze manier werken. Een werkwijze die ons een hoop tijd bespaart omdat we veel efficiënter onze projecten inrichten. Voor elk project hebben we drie onderdelen, namelijk ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Gedaan’ en elke taak wordt toegewezen aan een collega met een deadline. Zo is voor iedereen en altijd inzichtelijk wat de status is en wat er nog moet gebeuren.

Het resultaat

Door deze nieuwe structuur is een nieuwe manier van werken ontstaan. Een manier die ons veel tijdswinst oplevert. Zo hoeven we vrijwel niet meer te vergaderen, waar voorheen deze vergaderingen van alle collega’s veel tijd in beslag nam. We versturen bijna tot geen mails meer onderling, waardoor onze mailbox alleen vol raakt door contact met klanten. Er hangen geen afspraken, to-do’s of belangrijke zaken meer ‘in de lucht’. Alles wordt online geregistreerd zodat iedereen op elk moment kan inzien wat er moet gebeuren. We schakelen veel sneller doordat we online de status van projecten bijhouden, wat handig is omdat een aantal collega’s ook regelmatig onderweg of in bespreking zijn.

Het middel en het doel

In ons geval blijkt de tool Trello goed te werken. Nu gaat het niet om het middel, maar om het doel wat je wilt bereiken. En vooral de manier waarop je het middel implementeert en mensen mee krijgt. Wij hadden behoefte aan overzicht en duidelijkheid over de status van de onze projecten. We moesten een manier vinden waar iedereen mee kan werken. En dat is gelukt.

Deze nieuwe manier van werken staat als een huis. Een huis waar we met z’n allen aan gebouwd hebben. Alleen dan gaat het volgens ons werken. En we werken nu efficiënter dan voorheen. Door een eenvoudige methode toe te passen heeft deze manier van werken ons een hoop winst opgeleverd. Winst waarvan we eerder niet konden geloven dat we het zouden behalen. Het resultaat; efficiënter werken in minder tijd en meer gemak. Een manier van werken dat voor iedere organisatie aan te raden is.

Meer weten over onze ‘transitie’? Dan ben je altijd welkom voor een kop koffie.