Efficiënt werken, niet vanzelfsprekend

Stel je eens voor. Er wordt een huis gebouwd door een groep mensen. Iedereen weet hoe het huis er uit komt te zien en wat iedereen moet doen. Maar tijdens het bouwen weet niemand van elkaar wat ze precies aan het doen zijn. Zal het huis snel afgebouwd worden of zal het juist veel tijd kosten?

Projectmatig werken

Wij werken, als innovatiebureau, continu met collega’s aan verschillende projecten. Sommige zijn kort- en sommige zijn langlopend. Per project werken 2 of meer mensen samen. Allemaal samen in een open kantoortuin. Erg overzichtelijk zou je zeggen, toch?

Kennis maken met de manier van werken

Een paar maanden geleden ben ik begonnen als nieuwe collega bij Enablemi. In de eerste periode werd ik bekend met de manier van werken. Flexibel, open en transparant. Voor mij een prettige manier, want dat maakt het werk en contact met collega’s dynamisch. Eén keer per twee weken houden we een bespreking met iedereen om alle projecten door te nemen. We gebruiken met name e-mail om elkaar belangrijke berichten door te sturen. Andere taken, opmerkingen, updates of to do’s doen we vooral mondeling. We werken allemaal met onze eigen to do lijstjes, zodat we voor onszelf overzicht houden. De ene met pen en papier en de ander digitaal.

Inzicht in overzicht

Onze manier van werken is prettig. Maar we missen het overzicht. Om het overzicht te houden hebben we een bespreking. We merken dat deze besprekingen veel tijd kosten. Niet iedereen is betrokken bij elk project, maar luistert wel verder mee. Eén iemand noteert de taken en verspreidt dit via e-mail. Daarna komt het op onze individuele to do lijstjes terecht.

Meer met minder

We zijn op zoek gegaan naar een betere, efficiëntere en innovatieve manier van werken. Meer inzicht en communicatie binnen de projecten die we doen. Een duidelijk overzicht van de status van een project. Meer doen met meer energie en minder vergaderen met minder ‘tijdverspilling’.

In onze zoektocht merken we dat wij niet de enige zijn. Veel van de bedrijven om ons heen lopen precies tegen hetzelfde probleem aan. Na een tijd zoeken, overleggen en ervaringen uitwisselen met andere bedrijven kwamen we met een idee. Een idee om een digitaal middel in te zetten om onze knelpunten te tackelen. Zou dit de oplossing zijn?

Ik kan alvast vertellen, dat we de oplossing hebben gevonden. Een manier van werken waar we ontzettend blij van worden. Waarvan we niet hadden verwacht dat we hier met z’n allen in zouden blijven werken. Maar het is gelukt. Benieuwd hoe we dat hebben aangepakt? Dat lees je binnenkort.